Công cụ track changes và chút buồn

H

ôm nay, trong lúc làm việc, nghe anh bên cạnh đang đọc, sửa báo cáo. Không biết mình “ngứa mồm” hay sao mà toàn kiếm chuyện không đâu. Tự mang vạ vào thân. Người ta chẳng mượn, chẳng nhờ vả gì mà mình tự bày này nọ theo ý mình. Thực ra, mình không có ý đó, chỉ nghe thấy vậy chưa hợp lý mới nói ra thôi. Nghĩ cho cùng “dại”. Dại. Không gì dại bằng.

Cái ngứa mồm

Chuyện là vậy, mình có nghe TP nói với anh ngồi bên cạnh, xem báo cáo có gì cần bổ sung, chỉnh sửa thì bôi vàng để dễ nhận biết. Nghe vậy, mình mới nói.

-       Tại sao anh không dụng công cụ Track Changes trong sửa văn bản hay báo cáo. Dù có thay đổi một ký tự hay một dấu phẩy cũng được thể hiện, để người khác dễ nhận biết mình chỉnh sửa, bổ sung gì.

-       Nói chưa hết câu. Anh không thích dùng cái đó. Quen dùng cách bôi vàng (bôi chữ màu vàng khi bổ sung hoặc xóa bỏ...). - Anh nói.

-       Bây giờ mọi người đều dùng công cụ này để chỉnh sửa báo cáo hay văn bản. - Tôi nói tiếp.

-       Sao em bắt anh dùng cái này cái kia. Anh không hợp dùng cái đó. - Anh gắt gảu nói với tôi.

-       Ôi trời ơi. Em làm sao bắt anh dùng cái này cái nọ được. Có anh không biết chứ đừng nói là không hợp, không thích. E rỗi hơi rồi. - Tôi nói.

Sau đó tôi không nói gì nữa. Khi đó mình quá dại. Chẳng đâu vào đâu. Tự mang cái vạ vào thân. Muốn người ta tốt thì bị coi là lên lớp. Mà mình chẳng bao giờ có ý lên lớp ai bao giờ. Dù là một việc gì đó nhỏ nhất. Ấy vậy. Đời đâu như mình nghĩ.

Thực ra, trước đó mình có sử dụng công cụ “track changes” trong word để sửa kế hoạch, báo cáo rồi gửi cho anh. Không biết anh có để ý hay không. Cũng có thể anh có dùng công cụ như anh lại nói ngược lại. Trường hợp này rất ít khả năng. Bởi, anh đang dùng nó thì anh chẳng mất thời gian đâu mà nói những lời như vậy. Dù trường hợp nào đi chăng nữa, cũng chẳng trách gì ở anh. Anh đâu có hỏi mình gì. Có cần mình giúp gì. Tại mình “ngứa mồm” nên mới vậy. Đó cũng là tình huống mà mình đã nhiều lần gặp phải. Ở bài cha chung không ai khóc hay ốc không nổi mình ốc lại mang cọc cho rêu ít nhiều mình có nói những vấn đề có liên quan. Hãy tự lo cho bản thân mình trước khi nghĩ cho người khác. Nhiều lần. Với nhiều người như vậy. Sao mà mình không thay đổi được. Tự rước  họa vào thân. Phải chăng mình không có việc gì để làm ư? Buồn. Buồn cho chính mình. Nhân đây cũng được gửi lời xin lỗi tới anh vì điều đó. Biết rằng, chắc chẳng bao giờ anh có thể đọc những dòng tâm sự này, cũng như ở các bài trước tôi có đề cập đến anh, đến những gì liên quan tới anh, tới công việc. Trong hoàn cảnh đó tôi có những nhìn nhận và có tâm sự riêng. Những gì tâm sự thật lòng tôi cũng nói hết tâm can rồi. Dường như anh chẳng mang đến những gì tôi nói. Vậy nên tôi mới viết ra đây, những gì viết ra phần lớn tôi có nói, có tâm sự với anh rồi.

Sử dụng track changes trong chỉnh sửa báo cáo, văn bản...

Để minh chứng cho những gì mình nói. Mình lấy trường hợp sửa chữa, bổ sung rồi bôi vàng và sử dụng track changes với trường hợp tương tự.

Trường hợp 1, sửa chữa (tức xóa cái cũ, sửa thành cái mới) mình gạch ngang và để chữ màu đỏ và bổ sung (bổ sung cái mới) mình bôi chữ màu vàng. Và trường hợp 2, tôi dùng công cụ track changes để sửa đoạn tôi vừa viết trên. Với chữ được gạch chân và những gì sửa chữa, bổ sung... dù là một dấu phẩy, một ký tự cũng biểu hiện cho chúng ta biết. Bạn có thể xem hình dưới đây: 

Qua hình trên, có thể thấy, ở trường hợp 1, người sửa văn bản phải mất công xóa, nếu đồng ý với ý kiến và lại phải thay đổi màu chữ (cái này thì đơn giản chỉ một hai cái kích chuột sau khi bôi đen toàn bộ văn bản). Tuy nhiên, sẽ bất tiện trong chỉnh sửa báo cáo hay văn bản. Bởi người sửa cẩn thận có thể sửa câu từ, chữ nghiêng, chữ đậm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy... mà người được sửa nếu có đọc lại cũng khó nhận ra. Hơn nữa, nếu báo cáo cả trăm trang thì việc gạch ngang chữ, rồi bôi vàng từng câu (đánh dấu) sửa chữa quả là mất khá nhiều thời gian và công sức.

Trường hợp 2, những gì thay đổi dù là nhỏ nhất trong văn bản cũng được thể hiện. Và những gì thay đổi bạn có thể bảo lưu quan điểm hay có thể đồng ý. Việc tiếp theo, bạn chỉ với một hai cái kích chuột là văn bản hoàn toàn được chỉnh sửa theo yêu cầu. Quan trọng hơn, qua đó ta học được từ người sửa báo cáo, văn bản cho mình từ văn phong, lỗi chính tả, lỗi chế bản... mà không hẳn ta không mắc lỗi. Ngoài ra, chúng ta có thể kết hợp sử dụng công cụ commet để sửa chữa, chỉnh sửa báo cáo hay văn bản. Đó là cách mà tôi học được từ những người đi trước. Thực ra, chẳng ai bày cho mình cả. Mình để ý thấy nhiều người dùng và thực sự hữu ích nên tìm hiểu dùng thôi. Ngay cả trong quá trình mình tập đọc, tập phản biện báo cáo của người khác mình đều áp dụng, mỗi khi đọc lại, chỉnh sửa tiếp (mỗi lần chỉnh sửa biểu hiện màu chữ khác nhau, nên biết sửa vào thời gian nào). Đặc biệt, ở đoạn chỉnh sửa, bạn chỉ để con trỏ chuột vào đó, một box sẽ hiện ra cả đoạn văn đó, thể hiện cả ngày tháng, giờ bạn chỉnh sửa. Bạn có thể xem hình dưới đây.

Cách chấp nhận những gì đã chỉnh sửa với công cụ track changes. Bạn có thể theo trình tự sau: Mở file báo cáo (bản word nhé)/review/Track changes (có biểu tượng trang viết, cây bút và gạch màu đỏ, trắng lẫn lộn)/Accept (biểu tương trang viết và chữ V màu xanh)/Accep All changes (đồng ý toàn bộ những gì đã thay đổi). Hoặc bạn không đồng ý: Reject/Reject All changes (không đồng ý toàn bộ)... Và còn nhiều chức năng hữu ích khác, bạn nên tìm hiểu thêm.

Bạn có thể xem hình dưới đây để biết rõ hơn về trình tự các bước trên.

Bạn hãy thử và cảm nhận sự khác biệt khi sử dụng công cụ track changes trong chỉnh sửa báo cáo, văn bản...

Thực ra, có thể những gì mình nói trên đây bằng thừa. Nhưng đó là minh chứng cho những gì mình tâm sự bên trên về trường hợp làm anh khó xử. Bởi mỗi cái “ngứa mồm” của bản thân. Xin lỗi anh về điều đó.