Bạn đã cảm thấy mình làm việc hiệu quả chưa?

Chắc hẳn nhiều người trong chúng ta đều đã, đang, và sẽ trải qua những thời điểm mà bản thân cảm thấy “bực bội”, không hài lòng, chán nản… khi không hoàn thành tốt công việc được giao mặc dù đã làm việc chăm chỉ, cố gắng hết sức. Ngày càng tất bật với núi công việc nên không còn nhiều thời gian dành cho gia đình, bạn bè, hay các thứ đam mê khác. Phải chăng chúng ta đang bị “quá tải”? Hay mỗi chúng ta vẫn luôn cho rằng “thà tôi tự làm còn dễ hơn”? Hay ai đó vẫn luôn nhìn nhận bạn, người xung quanh làm việc chưa tốt? Và trên cương vị của người lãnh đạo nghĩ bạn phải thế này, phải thế kia nhưng cuối cùng công việc vẫn không tiến triển theo chiều hướng tích cực, mặc dù luôn được lãnh đạo quan tâm, sát sao trong công việc? Phải chăng lãnh đạo của bạn chưa ủy thác công việc cho các bộ phận chuyên môn… Đó là một trong nhiều câu hỏi, những nghĩ suy thường trực mà chắc hẳn nhiều người đã từng kinh qua. Vậy có cách nào để lãnh đạo của bạn (người ủy thác) và bạn (người được ủy thác) áp dụng nhằm giải quyết hiệu quả công việc, có thêm thời gian để tập trung vào những điều thật sự quan trọng trong công việc, và trong cuộc sống?. “Để thành công trong công việc, bạn có thể chọn cách làm việc chăm chỉ, nhưng bạn cũng có thể chọn một cách làm việc khác thông minh hơn. Đó là thực hiện sáu bước ủy quyền đơn giản nhưng rất hiệu quả của Donna Genett” - Gary Milgard (dẫn theo trang đầu cuốn sách (1)).

Vậy sáu bước ủy quyền công việc của Donna Genett là gì và việc áp dụng nó ra sao đó là những cảm nhận, cũng như biết vận dụng sao cho hợp lý vào từng hoàn cảnh cụ thể của mỗi người nhằm đem lại hiệu quả nhất trong công việc, và trong cuộc sống. Dưới đây xin lược trích lại 6 bước ủy quyền từ cuốn sách: “Người giỏi không phải là người làm tất cả” của Donna M.Genett (1).

Bước 1: Chuẩn bị kỹ trước khi giao việc

Bước 2: Xác định cụ thể yêu cầu công việc. Yêu cầu người được ủy quyền lặp lại những yêu cầu của công việc để đảm bảo rằng mỗi người được ủy quyền đã thật sự hiểu rõ công việc, cũng như kết quả dự kiến đạt được.

Bước 3: Xác định rõ thời hạn hoàn thành công việc

Bước 4: Xác định rõ mức độ và phạm vi thẩm quyền mà người được ủy quyền có thể sử dụng để hoàn thành công việc, trong đó, mức 1: quyền đề nghị, mức 2: quyền thông báo và khởi xướng, và mức 3: quyền hành động.

Bước 5: Xác định các mốc thời gian để kiểm tra, đối chiếu nhằm đánh giá tiến độ, và thực hiện hướng dẫn nếu cần thiết.

Bước 6: Tổng kết công việc để trao đổi về những thành quả, thiếu sót cần cải thiện, và rút ra bài học nếu có.

Trên đây là 6 bước ủy thác công việc nhằm giúp người ủy quyền và người được ủy quyền nên biết để vận dụng vào từng nhiệm vụ, trường hợp cụ thể để phát huy tối đa năng lực của mỗi người, cũng như nhằm đạt hiệu quả tốt nhất. Qua đó, giúp người ủy quyền thực hiện tốt công việc quản lý, người được ủy quyền cảm thấy tự tin hơn trong công việc, và góp phần nâng cao năng lực của đơn vị, cũng như nâng cao chất lượng cuộc sống của mỗi cá nhân.

(1) Donna M. Genett (Nguyễn Chương dịch) (2019). Người giỏi không phải là người làm tất cả. Nxb Tổng hợp TP HCM, 113 trang.